Persondatasikkerhed
Registrering af personoplysninger
Når du interagerer med Medflex Onlinesystem registrerer vi forskellige oplysninger om dig. Det gælder f.eks. de oplysninger, du sender via formularer, de vagter, du har taget og de funktioner du benytter på sitet. De oplysninger, du bidrager med i forbindelse med din uddannelses-profil, vagtpræferencer m.m., bruges alene til at vurdere kompetencer og ønsker i forhold til de vagter, der udbydes gennem Medflex. Når du er logget ind i systemet foregår al dataudveksling over en krypteret SSL-forbindelse. SSL-teknologien er en moderne og velafprøvet teknologi, der bl.a. benyttes i forbindelse med dankort-betalinger, netbanker og andre sammenhænge, hvor man ønsker fortrolig kommunikationen mellem server og klient.
En cookie er en lille tekstfil, der bliver lagt på din computer. Den tager ubetydeligt lidt plads og er bl.a. nødvendig for at vi kan logge dig ind i systemet. Vi bruger, som de fleste internet tjenester, også cookies, for at analysere og optimere vores hjemmeside og derigennem gøre hjemmesiden bedre. Cookies beskadiger ikke din computer og accepteres af de fleste browsere. Du kan til enhver tid slette cookies som er gemt på din computer via browserens indstillinger.
Medflex A/S og Medflex Norden ApS ønsker at overholde reglerne om behandling af lægevikarens persondata og oplyser hermed om de persondata, der registreres og behandles i forbindelse med ansættelsesforholdet.
Det er nødvendigt at indsamle og behandle personoplysninger i forbindelse med oprettelse af profil. Meddelelse til Medflex af visse personoplysninger er derfor nødvendig for, at Medflex kan tilbyde lægevikarvagter.
Udgangspunktet for al indsamling og behandling af oplysninger er, at det alene sker for at kunne tilbyde dig lægevikarvagter, herunder som led i Medflex’ udøvelse af sin ledelsesret. Indsamling og behandling af visse typer persondata kræver dog samtykke.
Medflex videregiver ikke medarbejdernes oplysninger til tredjemand, herunder andre virksomheder, medmindre det sker som et nødvendigt led i personaleadministrationen og opfyldelse af vores kontrakt med dig, herunder ved administration af skat, pensionsforhold og udbetaling af løn.
Medflex A/S og Medflex Norden ApS benytter samme IT-system for registrerede læger til rekruttering og lægevikariater. Oplysningerne i IT-systemet er placeret på en sikret server og kan kun tilgås af Medflex. Din profil kan kun ses af Medflex og dig selv. Når du registrerer dig, skal du oprette en selvvalgt kode. Det anbefales, at koden laves så sikker så muligt, dvs. bestående af min. 8 karakterer heraf både store og små bogstaver, tal samt symboler. Når du har oprettet en profil og gennemgået personligt telefoninterview, har du en aktiv profil hos Medflex og kan tilgå medflex.online.dk, hvor du kan tilmelde dig lægevikarvagter. Du kan til enhver tid kontakte Medflex for at gøre et af følgende: få udskrift af dine profiloplysninger, få rettet eller få slettet af din profil hos os.
Ved vikariater til Norge er det gældende, at Norge har samme regler som EU-lande vedr. GDPR.
Nedenstående kan du læse mere om, hvordan vi behandler dine personlige oplysninger - før, under og efter optagelse - i Medflex. Når vi behandler personoplysninger, skal vi have et juridisk grundlag i reglerne om behandling af persondata. Reglerne findes i databeskyttelsesforordningen (her hedder bestemmelserne artikler) og databeskyttelsesloven.
Vi har identificeret følgende behandlingsgrundlag i databeskyttelsesforordningen, som vi anvender i Medflex:
· art. 6, stk. 1, litra a (på baggrund af dit samtykke),
· art. 6, stk. 1, litra b (af hensyn til at opfylde vikaraftalen med dig),
· art. 6, stk. 1, litra f (fordi behandlingen er nødvendig for at vi kan forfølge en legitim interesse, og fordi behandlingen samtidig ikke medfører, at dine grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder kommer i fare) og
· art. 9, stk. 2, litra e (fordi du har offentliggjort oplysningerne selv) samt
· §11 i databeskyttelsesloven (særlige regler om CPR-nummeret)
På de nævnte grundlag behandler vi følgende:
· Navn og adresse
· Vi benytter din privat adresse til fx at beregne din kørselsgodtgørelse.
· Privat e-mail og mobilnummer
· Vi benytter din private e-mail samt mobilnummer til at tilbyde dig vagter, der matcher dine præferencer.
· Uddannelse, kompetencer og CV
· Dit uddannelsesforløb, kompetencer og CV gennemgås for at tilbyde dig vagter, der passer bedst til din uddannelsesprofil og dine ønsker.
· Sproglige kompetencer
· Sproglige kompetencer kan oplyses – dette bruges ved vurdering af behov for tolk ved asylarbejde.
· Nuværende og tidligere ansættelsesforhold
· For at kunne dokumentere din erfaring i forhold til at kunne tilbyde dig vagter hos vores kunder.
· Offentligt tilgængelige oplysninger fra sociale medier oplyst af den registrerede
· For at sikre at der ikke er faglige, kompromitterende opslag på de sociale medier, der kan have indflydelse på arbejdet eller arbejdsområdet.
· Vi foretager Googlesøgning af dit navn efter information, der kan have betydning for dit lægefaglige virke gennem Medflex. Vi registrerer ikke eventuelle, relevante oplysninger. Vi er ikke interesserede i oplysninger af privat karakter og noterer intet herom.
· Referencer og udtalelse
· Ved at udfylde navn og kontaktoplysninger gives der samtykke til, at en eller flere af dine referencer må kontaktes med henblik på en udtalelse, som er et krav fra vores kunder. Udtalelsen arkiveres i Medflex IT-system. Du kan altid trække dit samtykke tilbage.
· Arbejde i udlandet
· Det er et krav fra vores kunder, at Medflex godkender lægen ud fra et udenlandsk autorisationsregister, hvis lægen har haft arbejde i udlandet indenfor de sidste 3 år.
· Personnummer
· Personnummer er en nødvendighed i forhold til den normale drift. Dette videregives til vores kunder gennem sikker og krypteret e-mail ved vagttildeling for at bekræfte din identifikation ved kode og system adgang.
· Bankoplysninger
· Reg. og kontonummer benyttes til udbetaling af løn
· CVR-nummer
· Ønsker du, at dit honorar fra Medflex udbetales til egen virksomhed, opbevarer vi dit CVR-nummer i vores IT-system.
· Pas
· Kopi af pas er en nødvendig dokumentationsform, for at kunne bekræfte arbejdstilladelse i Danmark. Så snart dokumentationen er godkendt sletter vores IT-system automatisk den uploadede kopi af pas. Du vil kunne se på din profil, hvornår den er slettet.
· Arbejdstilladelse
· Har du ikke EU/Nordisk/Schweizisk statsborgerskab, skal du vedhæftet en kopi af din arbejdstilladelse til Danmark og/eller Norge. Så snart dokumentationen er godkendt sletter vores IT-system automatisk den uploadede kopi af pas. Du vil kunne se på din profil, hvornår den er slettet.
· Startdato
Vi registrerer den dato, hvor du opretter en profil hos os. Ved ikke komplette profiler forbeholder vi os retten til at slette profilen, hvis den ikke er færdiggjort indenfor 1 år fra start. Dette er en del af vores løbende ajourføring af personoplysninger.
· Medarbejdernummer
· Ved optagelse i Medflex tildeles du et medarbejdernummer. Dette medarbejdernummer benyttes udelukkende internt.
· Autorisationsnummer og autorisationsniveau
· Vi foretager en verificering af dit autorisationsnummer i autorisationsregistreret ved Styrelsen for Patientsikkerhed for at sikre, at dette er gyldigt og for at bekræfte autorisationsniveau. Ved ændring af autorisationsniveau kontrolleres dette på ny i registret for patientsikkerhed.
· Straffeattest
I henhold til kontrakt med vores kunder er vi pålagt at godkende din straffeattest. Vælger du at vedhæfte din egen straffeattest, afgiver du automatisk samtykke til at vi må se og godkende den. Vi kan også søge den for dig, hvor du afgiver samtykke i din E-Boks til indhentningen. Vi forbeholder os retten til at indhente en ny straffeattest, hvis du påtager dig en vagt og attesten er mere end 18 måneder gammel. Her afgiver du på ny samtykke til indhentningen via din E-Boks. Ved vedhæftning af straffeattest sletter vores IT-system automatisk attesten, så snart den er godkendt. Du vil kunne se på din profil, hvornår den er slettet. Vi forbeholder os retten til at arkivere din straffeattest i Medflex E-Boks, da vores kunder på foranledning i henhold til kontakt kan kræve dokumentation. Ved lægevikariater i Norge - forbeholder vi os retten til, at indhente børne og straffeattester, hvis de eksisterende er ældre end 3 måneder gamle, når vikaren skal starte i vikariat.
· Børneattest
· I henhold til kontrakt med vores kunder er vi pålagt at godkende din børneattest. Vi søger den for dig, hvor du afgiver samtykke i din E-Boks til indhentningen. Straks efter modtagelse godkender vi den i vores IT-system. Vi forbeholder os retten til at arkivere din børneattest i Medflex E-Boks, da vores kunder på foranledning i henhold til kontakt kan kræve dokumentation.
· Informationsbrev
· Medflex sender 3-4 informationsbreve årligt på mail. Her vil du modtage praktiske informationer om vikararbejde gennem Medflex.
· Sletning
· De opbevarede persondata vil blive slettet, når de ikke længere er nødvendige. Det tilstræbes, at der ikke opbevares oplysninger, der ikke er nødvendige, og Medflex tilstræber derfor, at alle personoplysninger slettes hurtigst muligt, når personoplysningerne ikke længere tjener et formål.
I forbindelse med fratræden vil alle personoplysninger, der ikke kræves opbevaret af hensyn til den til enhver tid værende lovgivning eller fratrædelse som lægevikar, i øvrigt blive slettet.
· Videreformidling af personlige oplysninger
· Oplysninger vi videregiver til vores kunder eller offentlig myndighed vil altid blive videregivet i en sikker og krypteret e-mail: Navn, CPR-nummer og på foranledning fra kunden: straffeattest, børneattest, CV.
· Rettigheder
· Medarbejderen er berettiget til at anmode Medflex om indsigt i og berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling eller til at gøre indsigelse mod en behandling. Du er desuden berettiget til dataportabilitet. Ønsker du at gøre brug af disse rettigheder, bedes du kontakte Medflex.
Dit samtykke kan til enhver tid tilbagekaldes. Du bør dog være opmærksom på, at visse oplysninger, som du har givet samtykke til, at vi behandler, er nødvendige for at vi kan tilbyde dig lægevikariater. Så hvis du trækker dit samtykke tilbage, vil det svare til, at du reelt opsiger samarbejdet med os.
· Klager
· Ved klager kan rettes til:
Datatilsynet
Borgergade 28,5
1300 København K
Tlf.: 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk